Le Thème de la gestion du temps divise autant qu’il fédère.
Bien que ce soit un point commun à tous.
Différemment à son apparente simplicité, quand il prend l’allure d’une liste de conseils pratiques, c’est un sujet complexe qui rayonne dans plusieurs domaines: de la spiritualité (le sens de la vie) à la technologie (les supports électroniques), en passant par la psychologie (les comportements), le temps a beaucoup de choses à nous apprendre.
Gérer son temps qu’est-ce que c’est « pratiquement » ?
- La gestion du temps comporte 3 axes :
- La tâche à réaliser,
- La mesure du temps
Le but à atteindre.
Nous avons tendance à privilégier l’un de ces trois axes qui peut être centré sur:
- La tâche. Il portera naturellement son effort sur le contenu du travail
- Le but. Cela portera alors son effort sur le résultat du travail réalisé
- Les efforts sur la maitrise de la durée et des échéances,
Le tout est de tendre vers une gestion harmonieuse des déséquilibres !
La gestion du temps commence d’abord par une prise de conscience pour acquérir la culture et la logique du temps.
Si vous êtes Manager vous avez tendance :
- À gérer spontanément votre temps en vous contentant de listes sans aucun critère,
- Après quoi vous vous attaquerez aux tâches qui vous plaisent le plus ou à celles qui sont plus rapides à réaliser
La ruse est donc de se précipiter dans l’action !
La montre et la boussole
Les conséquences seront alors :
- La confusion entre l’essentiel et le superflu,
- Dépendre de tous les imprévus,
- Difficulté de lever la tête du guidon et améliorer son quotidien
Que faire alors pour identifier ses priorités ?
Sans jardinier, pas de jardins
La grille des deux critères croisés « urgence » et « importance » du Général Eisenhower pour classer les problèmes lors de la préparation du débarquement de Normandie reste l’une des méthodes les plus efficaces :
Il existe 4 Types de Tâches :
UI: Tâches urgente et importante.
Nu/I: Tâches non urgente et importante.
U/Ni: Tâche urgente et non importante.
Nu/Ni: Tâche non urgente et non importante.
Spontanément, répondez mentalement aux questions suivantes: D’après vous, le café du matin en arrivant au bureau, est-il prioritaire ? Important? Ou urgent ?
Trois personnes sur quatre répondent en chœur que ce n’est pas prioritaire.
C’est important mais pas urgent. Trois réponses. Trois erreurs ! Pour un acte qui ne va pourtant pas révolutionner une carrière.
Priorité : Notion d’ordonnancement: résultante de la combinaison des deux critères UI. Ce qui ne signifie pas qu’une priorité est forcément UI. Vous pouvez bien démarrer votre journée par une tache Nu/I ou Nu/Ni.
La preuve : la tasse de café en arrivant est prioritaire puisque c’est la première chose que vous faites. Elle n’est pas forcément importante, puisque vous pourriez vous en passer. Elle est urgente, car vous ne souhaitez pas la boire à midi.
Ceci nous emmène à l’élaboration d’un plan de journée :
- J’organise chaque journée le matin ou la veille,
- Je la planifie sur une fiche journalière,
- Je note sur la fiche toutes les tâches qui me traversent l’esprit et les catégories immédiatement
- UI/ NuI/ UNi/ NuNi,
- On fixe des temps passerelles entre deux rendez-vous,
- On comptabilise «grossièrement» les durées par catégories,
- On définis un ordre de priorité,
- On consacre mon temps aux tâches les plus urgentes et importantes,
- On tiens compte de mon rythme de travail.
La pratique des priorités donne à la fois la précision mentale, qui s’impose plus que jamais, et la souplesse d’action dont beaucoup ont besoin
Marier rigueur et souplesse : rigueur dans les principes mentaux et souplesse par l’adaptation intelligente aux contraintes du terrain.
Ces deux qualités apparemment contradictoires font pourtant la différence dans l’acquisition durable d’une culture du temps.
Comment organiser son temps?
Veillez à organiser votre semaine avant qu’elle ne débute. Vous saurez ainsi « quoi faire » et « comment le faire ». Pour répondre à la question: «que dois-je avoir accompli à la fin de la semaine ?» fixez-vous un but à atteindre au bout des sept prochains jours et décrivez les trois grandes actions à réaliser pour y parvenir.
Pensez à appliquer la loi de Pareto selon laquelle 20% de vos actions produisent 80% des résultats attendus. Demandez-vous : quel est l’impact de cette réalisation sur mon projet ? Concentrez-vous sur les tâches les plus importantes et supprimez celles qui sont chronophages.
Essayez d’évaluer, le plus justement possible, le temps nécessaire à l’exécution de vos trois actions hebdomadaires principales.
Gardez en tête la loi de Parkinson selon laquelle « Tout travail tend à se dilater pour remplir tout le temps disponible ». Autrement dit: ne vous accordez pas une heure de temps pour réaliser une tâche qui ne nécessite pas plus de 10 minutes.
D’où la nécessité absolue d’une évaluation juste du temps d’exécution et de s’y tenir. Servez-vous de la matrice d’Eisenhower intelligemment. Les tâches urgentes et importantes finissent toujours par être exécutées. C’est évident me diriez-vous.
Donc pour bien gérer votre temps, accordez toute votre attention à l’exécution… des tâches importantes et non urgentes.
En effet, l’absence de date butoir vous permet de prendre vos aises et de repousser l’échéance de réalisation (cf. la loi de Parkinson). Conséquences : nous finissons par exécuter ces tâches une fois qu’elles deviennent urgentes ET importantes, récoltant, au passage, une nouvelle dose de stress jusque-là inexistante. Nous finissons par créer touts seuls, cette impression de subir le temps au lieu de le maîtriser ou de le vivre.
Conclusion
Accordez à vos tâches importantes et non urgentes, une aussi grande attention qu’à celles qui sont importantes et urgentes.
Petite astuce
Pensez à vous octroyer une petite récompense chaque fois que vous réussissez à atteindre votre objectif. Faites-vous plaisir et régalez-vous !
Comment s’organiser au quotidien ?
Avant de commencer tout nouveau travail, planifiez et priorisez votre programme pour la journée. Prenez l’habitude de vous y prendre dès la veille et de déterminer les tâches que vous devez finir le lendemain. N’oubliez pas de tenir compte de la loi de Parkinson.
C’est pourquoi il vous faut déterminer le temps nécessaire à l’exécution de chaque action. Divisez votre journée en sessions de travail tout en tenant compte des pauses. Durant chaque session concentrez-vous sur la tâche à accomplir et RIEN d’autre. Résistez aux sollicitations extérieures: ne consultez ni les réseaux sociaux, ni vos messages, ni vos mails, ni votre téléphone.
Restez concentrée. Ensuite, accordez-vous une pause à la fin de chaque session puisque votre attention et votre efficacité diminuent avec le temps.
En effet, d’après la loi de Carlson (oui on ne se refuse rien dans nos références) un travail réalisé non-stop requiert moins de temps et d’énergie qu’un travail exécuté en plusieurs étapes, chaque interruption nécessitant de retrouver sa concentration initiale.
Et d’après la loi d’Illich, doubler le temps accordé à une activité ne produit pas deux fois plus de résultat (c’est un peu la combinaison des lois de Pareto et de Parkinson).
Enfin, d’après la loi de Laborite (la dernière c’est promis), aussi connue sous le nom de loi du moindre effort, le cerveau humain a une tendance naturelle à vouloir exécuter en premier les tâches qui lui procurent les satisfactions les plus immédiates.
Servez-vous donc de votre énergie matinale pour exécuter les tâches les plus exigeantes et consacrez vos après-midi (quand votre rendement naturel commence à diminuer) aux tâches les plus motivantes.
La gestion du temps et des priorités révèle un double enjeu : l’efficacité et le bien-être.
Entre ceux qui n’ont jamais assez de temps et se laissent porter par un évènement au point de le subir, et ceux qui l’économisent sans jamais en jouir, il existe une un moyen intermédiaire :
« Avoir une culture de temps qui combine harmonieusement rigueur et plaisir »
Par: Amina Mezghenni Ellouze & Houda Chouk
Amina MEZGHENNI ELLOUZE 16, rue Emir Abdelkerim Mutuelleville – Tunis [email protected] FB: ACT coaching Tél: (+216) 99-334-000
IL EST IMPORTANT de répondre d’abord à ces questions :
Qu’est-ce qu’une tâche importante ? C’est Une tâche qui représente votre mission, vos rôles, vos valeurs, vos objectifs de priorité élevée.
Qu’est-ce qu’une tâche urgente ? C’est une activité qui requière une attention immédiate.
On retrouve les premières réflexions par rapport au temps chez les Grecs, qui ont défini trois sortes de temps.
Chronos
C’est le temps physique, que l’on mesure en minutes, en heures et en secondes. Il permet donc de segmenter le temps (passé, présent, futur). C’est le moment M. Il est quantitatif et linéaire.
Kairos
C’est le temps métaphysique qui se rapporte à l’occasion opportune. C’est le bon moment. Il représente un instant de rupture, un moment de basculement qui se caractérise par un avant/après. Il est qualitatif, ne se mesure pas mais se ressent.
Aiôn
C’est le temps cyclique, en rapport avec les générations, les destinées, les saisons, le sommeil, la respiration, etc.
Veillez à ne pas subir le temps mais à en faire votre allié. Le timing est plus précieux que le temps. Vous pouvez ne pas avoir suffisamment de temps pour faire les choses, mais essayez d’avoir toujours suffisamment de timing pour vivre pleinement.
Il n’y a pas de réels problèmes de gestion du temps. Il n’y a que des problèmes pour donner du sens au temps
Paradigme très efficace : Je passe du temps sur ce qui est le plus important.
Pratiques : Je me concentre sur mes priorités les plus importantes : les tâches IMPORTANTES ET NON URGENTE. J’élimine ce qui n’est pas important : les tâches NON IMPORTANTES ET URGENTES et les tâches NON IMPORTANTES ET NON URGENTES.
Je planifie ma semaine: Je reste fidèle au moment de choisir à mes valeurs, ma mission.
Importance : Notion de valeur ajoutée : Que se passerait il si ça ne se faisait pas ?
Urgence : Intègre la Notion de temps avec échéance qui se rapproche d’une date butoir; «c’est à faire au plus tard pour quand ?» afin de contenir l’avalanche des demandes « urgentissimes »
L’action exprime les priorités!
Gandhi
