Dans son livre l’infiniment peu, Dominique Loreau nous livre des conseils pour être plus efficace au quotidien et apprendre à focaliser sur l'essentiel. Elle nous dit: « S’organiser est un art : celui de gérer intelligemment son temps avec un minimum d’énergie » Voici les 15 habitudes qu’elle propose pour désencombrer son quotidien : gérer papiers et e-mails, canaliser son énergie, structurer ses tâches et ses objectifs.
Le tableau de synthèse des 15 habitudes
| Habitude | En bref |
|---|---|
| 1. Évitez les outils de travail trop nombreux ou trop complexes | Un petit carnet plutôt qu’un gros agenda, pour tout noter. |
| 2. Mettez en place une boite papeterie | Une boîte dédiée aux papiers, triée immédiatement. |
| 3. Ne laissez pas les e-mails envahir votre vie | Désabonnement, réponses courtes, priorité à l’oral. |
| 4. Videz votre sac tous les jours | Un tri quotidien pour ne pas accumuler l’inutile. |
| 5. Allez à l’essentiel et regroupez vos tâches par lots | Grouper les tâches similaires (appels, e-mails) pour rester efficace. |
| 6. Apprenez à refuser gentiment mais fermement | Dire non avec douceur, proposer une alternative. |
| 7. Écourtez les conversations téléphoniques | Des échanges brefs, un rendez-vous pour le reste. |
| 8. Une petite sieste ou une pause de 10 minutes | Une pause quotidienne pour réduire le stress. |
| 9. Ne gaspillez pas votre énergie et agissez sur le champ | Faire tout de suite ce qui peut l’être. |
| 10. Concentrez-vous sur une tâche à la fois | Éviter le multi-tasking pour rester productive. |
| 11. Limitez vos projets dans un délai de temps précis | Un ou deux projets maximum, avec échéance. |
| 12. Visualisez quotidiennement | Quelques minutes de visualisation pour se motiver. |
| 13. Peu d’objectifs, mais des objectifs mesurables et précis | Des objectifs précis, décomposés en tâches concrètes. |
| 14. Ne changez qu’une mauvaise habitude à la fois | Une seule habitude à la fois, chaque mois. |
| 15. Programmez le début de la mise en acte d’un objectif | Un démarrage planifié à l’agenda pour se lancer. |
Les habitudes pour aller à l'essentiel
Évitez les outils de travail trop nombreux ou trop complexes
Bannissez les gros agendas au profit de petits carnets qui rentrent dans un sac à main. Servez-vous en pour noter les listes de tâches, les pensées, les citations, les rendez-vous, etc.
Mettez en place une boite papeterie
Dans une de vos pièces de vie, pensez à réserver un petit coin à vos papiers. Prenez une petite boite et placez-la dans ce petit coin discret. En rentrant chez vous, mettez-y tous les papiers dont vous disposez: factures, papiers apportés par les enfants, ceux de votre sac... Triez le contenu de la boite immédiatement: jetez les prospectus publicitaires à la poubelle, réglez vos factures en ligne, répondez aux courriers.
Ne laissez pas les e-mails envahir votre vie
Désabonnez-vous des newsletters que vous ne consultez pas. Supprimez les mails que vous ne lisez pas. Répondez rapidement aux mails que vous recevez (5 lignes). Préférez aux longs mails les échanges de vive voix. Prenez rendez-vous dans ce sens.
Videz votre sac tous les jours
Videz votre sac quotidiennement pour éviter de voir du contenu inutile s'y entasser (notes et mémos périmés, tracts, reçus de carte bancaires, mouchoirs usagés,…)
Allez à l'essentiel et regroupez vos tâches par lots
Le cerveau est plus efficace quand il se consacre à une même sorte de tâche dans une période donnée. Ainsi, organisez-vous de sorte à regrouper vos appels téléphoniques, répondez à tous vos e-mails, etc.
Apprenez à refuser gentiment mais fermement
Certaines personnes ne tiennent pas compte de votre organisation et ne réalisent que leurs requêtes vous dérangent. Apprenez à leur dire non gentiment: "Je n'ai pas le temps maintenant, je ferai ce que tu me demandes dans xx minutes." Ou encore, pensez aux solutions de remplacement: "Voyez avec xxxx si elle ne peut pas faire ça."
Écourtez les conversations téléphoniques
Prenez l’habitude d'écourter poliment vos conversations téléphoniques. Prenez rendez-vous pour discuter en direct. N’habituez pas les autres à être disponible. Pour ne pas céder à la tentation, rangez votre portable dans un tiroir à partir d’une certaine heure ou dans des périodes précises.
Une petite sieste ou une pause de 10 minutes
Il est nécessaire de prendre une petite pause pendant votre journée. Faites 10 minutes de marche en plein air ou accordez-vous une sieste de 10 minutes. Vous n'en serez que plus efficace car le stress sera moindre et vos pensées plus claires.
Ne gaspillez pas votre énergie et agissez sur le champ
Faites tout ce que vous pouvez faire sans attendre. Remettre à plus tard une « corvée » est source de stress et surcharge inutilement votre mémoire.
Concentrez-vous sur une tâche à la fois
Le multi-tasking disperse votre attention. Vous devenez moins productif. Concentrez-vous sur une chose après l'autre plutôt.
Limitez vos projets dans un délai de temps précis
Ayez en cours un ou deux projets maximum. Fixez une échéance précise. Cela vous permet de mieux avancer. Vous vous sentirez motivée par les résultats obtenus.
Visualisez quotidiennement
« Se concentrer quelques minutes sur des visualisations n’est pas une perte de temps. On dit que ceux qui font ces exercices réussissent mieux dans la vie que les autres. Imaginez-vous, par exemple, avec 10 kilos de moins. Donnez à cette personne une image exacte (tenue, chaussure, coiffure), puis, au quotidien, agissez avec cette image en tête. Cultiver trop d’ambitions trouble le mental, l’éparpille et l’empêche de se concentrer sur ce qui le motive pour agir. »
Allez à l'essentiel: peu d’objectifs mais des objectifs mesurables et précis
Mieux vaut se donner des objectifs mesurables et précis. Pour cela, visualisez le résultat souhaité et décomposez votre objectif en tâches concrètes et efficaces.
Ne changez qu’une mauvaise habitude à la fois
Selon Dominique Loreau, mieux vaut s’atteler à ne changer qu’une seule habitude par mois. C’est le plus sûr chemin vers la réussite. Et les bonnes habitudes sont un gain de temps considérable car l’inconscient travaille ainsi en mode automatique.
Programmez le début de la mise en acte d’un objectif
Le départ compte plus que tout dans l’atteinte d’un objectif. Alors, programmez ce démarrage sur votre agenda et lancez-vous.
